Assistant de Direction - Direction de la Pmi-Ps H/F - DEPARTEMENT DE SEINE ET MARNE
Assistant de Direction - Direction de la Pmi-Ps H/F
DEPARTEMENT DE SEINE ET MARNE · Melun - 77 · CDI
Les missions du poste
La Direction générale des services (DGS) conseille et oriente les services départementaux dans leurs choix stratégiques et dans la définition des politiques publiques. Elle assure le lien avec les élus du Département, organise le bon fonctionnement des assemblées délibérantes, garantit le respect des équilibres de gestion et la bonne exécution du budget départemental.
La Direction Générale Adjointe de l'Education, de l'Attractivité et des Stratégies départementales (DGAES) pilote les politiques publiques et les services en charges de l'éducation (Collèges), de la culture et du tourisme, des sports et de la jeunesse. Comptant 128 collèges publics et 17 collèges privés, le Département de Seine-et-Marne porte une attention particulière à offrir aux 80.000 collégiens les meilleures conditions possibles pour contribuer à la réussite scolaire.
La DGAR regroupe les fonctions ressources du Département garantes du bon fonctionnement de l'administration et d'une conduite efficiente des projets portés par l'Exécutif départemental. Soucieuse d'accompagner efficacement les évolutions de la collectivité, elle contribue activement à la modernisation de l'administration et à la dynamique de projets à l'oeuvre au sein du Département, en mettant son expertise au service des projets des directions métiers, tous champs confondus : une posture d'accompagnement et de conseil en prise avec le réel qui permet d'impulser les transformations nécessaires à l'amélioration du service rendu aux Seine-et-Marnais.
La Direction Générale adjointe de l'Environnement, des Déplacements et de l'Aménagement du Territoire (DGAA) coordonne la mise en oeuvre et assure le suivi des politiques initiées par le Département en matière de voirie, d'infrastructures routières, de construction et de maintenances des collèges publics et des bâtiments départementaux, mais aussi en matière de transport publics en lien avec le Syndicat des transports Ile-de-France. Elle intervient également pour tout ce qui concerne la protection de l'environnement, l'agriculture, l'aménagement du territoire.
La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l'enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l'emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle oeuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.
La maison départementale des personnes handicapées (MDPH) de Seine-et-Marne offre aux personnes en situation de handicap et à leur famille, un accueil et un accompagnement personnalisés. Elle propose un accès unique aux droits et aux prestations, évalue les besoins, conseille et oriente les publics.
Rattachée au Cabinet du Président, la Direction de la communication est chargée de renforcer la visibilité de l'institution départementale et de veiller à son image. Composée d'une vingtaine d'agents aux métiers variés (événementiel, éditorial, digital, communication interne, photo, vidéo, PAO, relations presse, fonctions support...), elle veille à démontrer l'efficience de l'action publique et la pertinence de l'échelon départemental, à valoriser le travail des agents mais aussi à promouvoir le territoire et ses acteurs.
Solidarités, culture, sport, environnement, éducation, attractivité, aménagement du territoire, grands projets, marque employeur... Au coeur d'une collectivité de 5 000 agents, la Direction de la communication collabore étroitement avec l'ensemble des services de la collectivité et de nombreux partenaires externes. Elle conjugue professionnalisme et créativité au service d'un territoire dynamique de 1,4 million d'habitants, qui offre une qualité de vie remarquable à proximité de la capitale (nature, patrimoine, terroir, infrastructures).
Sous la hiérarchie du Directeur de la Protection maternelle et Infantile et de la promotion de la santé (DPMIPS), vous êtes le collaborateur dédié à l'efficacité du Directeur, du Directeur adjoint, et du Médecin départemental de PMI et du directeur médical. Vous apportez une aide permanente au cadre en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous avez un rôle de facilitateur et de personne ressource en anticipant les réunions et les saisines du directeur, du directeur adjoint et Médecin départemental de PMI et du directeur médical.
A ce titre, vous avez en charge de :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Gérer et organiser le travail quotidien, la prévision des congés et les absences pour assurer la continuité du service
- Gérer les agendas, planifier les rendez-vous, les réunions et instances
- Préparer les réunions (logistique et administratif), et être garant du calendrier de préparation
- Participer aux réunions, prendre des notes
- Traiter et suivre le courrier ELISE, suivre les parapheurs
- Rédiger des notes, des courriers et des comptes rendus
- Soutenir et aider dans la conception de documents écrits, conception des écrits et des supports de présentation et de communication de la direction
- Mettre en forme des documents (Word, Excel, Power point etc....)
- Suivre les projets de délibération de la direction en s'assurant du respect du rétroplanning, en centralisant les informations à son niveau, en veillant à une relecture des projets de délibération (orthographe, grammaire etc.)
- Organiser et structurer le classement des documents et dossiers de la direction sur support informatique, et s'inscrire dans une démarche de dématérialisation au sein de la Direction
- S'assurer de la bonne tenue et de l'actualisation des différents tableaux de bords et de suivi de la Direction
- Assurer l'interface entre la direction concernée et ses principaux interlocuteurs
- Tenir et mettre à jour la documentation de la Direction (suivi articles de presse, photocopies...)
Vous avez également pour missions :
- Suivi des fournitures
- Gestion de l'espace collaboratif
- Référent administratif pour certains dossiers transversaux : communication, archivage, ELISE, RADD,...
- Organisation de l'accueil des nouveaux arrivants
- Appui à la préparation logistique de journées professionnelles et d'information
- Suivi d'évènement et manifestation
- Suivi de tableaux de bord de la direction
- Gestion de dossiers spécifiques à la demande du Directeur ou du directeur adjoint
Diplôme de niveau 5 - Bac +2 souhaité
- Horaires variables
- Titres restaurant (7 €/jour travaillé, participation employeur à minima 50 %)
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Participation de l'employeur à votre cotisation de mutuelle santé
- Régime de prévoyance obligatoire
- Prestations sociales et Comité d'oeuvres sociales (COS77)
- Offres de formations
- Parcours managérial
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration selon les postes
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
La Direction Générale Adjointe de l'Education, de l'Attractivité et des Stratégies départementales (DGAES) pilote les politiques publiques et les services en charges de l'éducation (Collèges), de la culture et du tourisme, des sports et de la jeunesse. Comptant 128 collèges publics et 17 collèges privés, le Département de Seine-et-Marne porte une attention particulière à offrir aux 80.000 collégiens les meilleures conditions possibles pour contribuer à la réussite scolaire.
La DGAR regroupe les fonctions ressources du Département garantes du bon fonctionnement de l'administration et d'une conduite efficiente des projets portés par l'Exécutif départemental. Soucieuse d'accompagner efficacement les évolutions de la collectivité, elle contribue activement à la modernisation de l'administration et à la dynamique de projets à l'oeuvre au sein du Département, en mettant son expertise au service des projets des directions métiers, tous champs confondus : une posture d'accompagnement et de conseil en prise avec le réel qui permet d'impulser les transformations nécessaires à l'amélioration du service rendu aux Seine-et-Marnais.
La Direction Générale adjointe de l'Environnement, des Déplacements et de l'Aménagement du Territoire (DGAA) coordonne la mise en oeuvre et assure le suivi des politiques initiées par le Département en matière de voirie, d'infrastructures routières, de construction et de maintenances des collèges publics et des bâtiments départementaux, mais aussi en matière de transport publics en lien avec le Syndicat des transports Ile-de-France. Elle intervient également pour tout ce qui concerne la protection de l'environnement, l'agriculture, l'aménagement du territoire.
La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l'enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l'emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle oeuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.
La maison départementale des personnes handicapées (MDPH) de Seine-et-Marne offre aux personnes en situation de handicap et à leur famille, un accueil et un accompagnement personnalisés. Elle propose un accès unique aux droits et aux prestations, évalue les besoins, conseille et oriente les publics.
Rattachée au Cabinet du Président, la Direction de la communication est chargée de renforcer la visibilité de l'institution départementale et de veiller à son image. Composée d'une vingtaine d'agents aux métiers variés (événementiel, éditorial, digital, communication interne, photo, vidéo, PAO, relations presse, fonctions support...), elle veille à démontrer l'efficience de l'action publique et la pertinence de l'échelon départemental, à valoriser le travail des agents mais aussi à promouvoir le territoire et ses acteurs.
Solidarités, culture, sport, environnement, éducation, attractivité, aménagement du territoire, grands projets, marque employeur... Au coeur d'une collectivité de 5 000 agents, la Direction de la communication collabore étroitement avec l'ensemble des services de la collectivité et de nombreux partenaires externes. Elle conjugue professionnalisme et créativité au service d'un territoire dynamique de 1,4 million d'habitants, qui offre une qualité de vie remarquable à proximité de la capitale (nature, patrimoine, terroir, infrastructures).
Sous la hiérarchie du Directeur de la Protection maternelle et Infantile et de la promotion de la santé (DPMIPS), vous êtes le collaborateur dédié à l'efficacité du Directeur, du Directeur adjoint, et du Médecin départemental de PMI et du directeur médical. Vous apportez une aide permanente au cadre en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous avez un rôle de facilitateur et de personne ressource en anticipant les réunions et les saisines du directeur, du directeur adjoint et Médecin départemental de PMI et du directeur médical.
A ce titre, vous avez en charge de :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Gérer et organiser le travail quotidien, la prévision des congés et les absences pour assurer la continuité du service
- Gérer les agendas, planifier les rendez-vous, les réunions et instances
- Préparer les réunions (logistique et administratif), et être garant du calendrier de préparation
- Participer aux réunions, prendre des notes
- Traiter et suivre le courrier ELISE, suivre les parapheurs
- Rédiger des notes, des courriers et des comptes rendus
- Soutenir et aider dans la conception de documents écrits, conception des écrits et des supports de présentation et de communication de la direction
- Mettre en forme des documents (Word, Excel, Power point etc....)
- Suivre les projets de délibération de la direction en s'assurant du respect du rétroplanning, en centralisant les informations à son niveau, en veillant à une relecture des projets de délibération (orthographe, grammaire etc.)
- Organiser et structurer le classement des documents et dossiers de la direction sur support informatique, et s'inscrire dans une démarche de dématérialisation au sein de la Direction
- S'assurer de la bonne tenue et de l'actualisation des différents tableaux de bords et de suivi de la Direction
- Assurer l'interface entre la direction concernée et ses principaux interlocuteurs
- Tenir et mettre à jour la documentation de la Direction (suivi articles de presse, photocopies...)
Vous avez également pour missions :
- Suivi des fournitures
- Gestion de l'espace collaboratif
- Référent administratif pour certains dossiers transversaux : communication, archivage, ELISE, RADD,...
- Organisation de l'accueil des nouveaux arrivants
- Appui à la préparation logistique de journées professionnelles et d'information
- Suivi d'évènement et manifestation
- Suivi de tableaux de bord de la direction
- Gestion de dossiers spécifiques à la demande du Directeur ou du directeur adjoint
Diplôme de niveau 5 - Bac +2 souhaité
- Horaires variables
- Titres restaurant (7 €/jour travaillé, participation employeur à minima 50 %)
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Participation de l'employeur à votre cotisation de mutuelle santé
- Régime de prévoyance obligatoire
- Prestations sociales et Comité d'oeuvres sociales (COS77)
- Offres de formations
- Parcours managérial
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration selon les postes
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
Le profil recherché
Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes :
- Connaissance des institutions, des collectivités territoriales et leur environnement
- Connaissance des enjeux et les acteurs de la santé
- Connaissance des partenaires internes et externes de son domaine d'intervention
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Mise en oeuvre d'une gestion efficace du temps et des priorités
- Accueil physique et téléphonique
- Maitrise des tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Gestion des agendas
- Organisation et planification des réunions
- Savoir rédiger et posséder une excellente qualité rédactionnelle
- Gestion du courrier
- Avoir un esprit de synthèse
- Mise en place des outils de suivi de projets et activités
- Apporter le 1er niveau de réponse aux interlocuteurs
- Gestion des événements de la vie de la direction
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Elise, I-dossier, Acte...)
- Travailler dans un contexte d'urgence
Vous avez le sens des responsabilités et de l'initiative, et savez vous adapter aux différentes situations rencontrées. Organisé, rigoureux et précis, vous êtes en mesure de planifier et de gérer efficacement votre charge de travail. Vous faites preuve d'écoute, de bonnes capacités relationnelles et de communication, tout en appréciant le travail en équipe. Réactif et respectueux de l'obligation de réserve, vous exercez vos missions avec professionnalisme et discrétion.
- Connaissance des institutions, des collectivités territoriales et leur environnement
- Connaissance des enjeux et les acteurs de la santé
- Connaissance des partenaires internes et externes de son domaine d'intervention
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Mise en oeuvre d'une gestion efficace du temps et des priorités
- Accueil physique et téléphonique
- Maitrise des tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Gestion des agendas
- Organisation et planification des réunions
- Savoir rédiger et posséder une excellente qualité rédactionnelle
- Gestion du courrier
- Avoir un esprit de synthèse
- Mise en place des outils de suivi de projets et activités
- Apporter le 1er niveau de réponse aux interlocuteurs
- Gestion des événements de la vie de la direction
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Elise, I-dossier, Acte...)
- Travailler dans un contexte d'urgence
Vous avez le sens des responsabilités et de l'initiative, et savez vous adapter aux différentes situations rencontrées. Organisé, rigoureux et précis, vous êtes en mesure de planifier et de gérer efficacement votre charge de travail. Vous faites preuve d'écoute, de bonnes capacités relationnelles et de communication, tout en appréciant le travail en équipe. Réactif et respectueux de l'obligation de réserve, vous exercez vos missions avec professionnalisme et discrétion.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Orthographe
- Travail en équipe
- Grammaire
- Support informatique
- Suivi des opérations
- Excel
- Compte-rendu
- Rigueur et méthode
- Création d'une base documentaire
- Word
- Pro-activité
- PowerPoint
- Gestion des rendez-vous
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique
- Réactivité
- Planification
- Suivi de projet
