Secrétaire H/F - ETTIC Ile-de-France

Et si une approche différente des Ressources Humaines en milieu social, médico-social et service à la personne était possible ?

La réponse est oui, c'est ETTIC Ile-De-France !

A l'origine, ETTIC est une rencontre entre des acteurs du médico-social et social qui souhaitent travailler ensemble, mais différemment, sur les problématiques RH du secteur d'activité.

A travers notre plateforme de recrutement, ETTIC.org, nos missions sont :

- Accompagner nos coopérateurs (associations) dans leur politique RH globale

- Trouver les compétences adaptées en respectant les valeurs de chacun

- Partager les avantages et valeurs des fondements du travail temporaire

ETTIC Ile-De-France, est une coopérative d'emploi et de services spécialisée dans le recrutement et la mise à disposition de personnels vacataires dans le secteur des organismes associatifs spécialisés dans l'accompagnement du handicap et les métiers du sanitaire, médico-social et service à la personne. De par sa raison d'être et sa vocation, ETTIC Ile-De-France s'inscrit pleinement en tant que société de l'économie sociale et solidaire.


En tant que secrétaire au sein de l'ESAT (Établissement et Service d'Accompagnement par le Travail), vous contribuerez au bon fonctionnement administratif de la structure en assurant l'accueil, le suivi des dossiers et la coordination avec les différents interlocuteurs.

Missions principales :

- Gérer le dossier informatisé de l'usager
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'établissement.
- Assurer le secrétariat de l'équipe pluridisciplinaire
- Création et mise à jour du dossier informatisé unique de l'usager dans sa dimension administrative (Logiciel Médiateam).
- Réalisation des tâches administratives en lien avec l'accompagnement médico-social : projet personnalisé, notifications MDPH et jugements de mise sous protection, fiches de paie, informations personnelles de l'usager, commandes des repas.
- Gestion de l'accueil téléphonique et physique : prises de messages, transmission de l'information, gestion de tâches administratives en lien avec l'arrivée et le départ des personnes accompagnées.
- Recensement quotidien de l'absentéisme et complétude du tableau de suivi des variables de paye des travailleurs en situation de handicap.
- Suivi des dossiers de demandes de stage (envoi dossiers, suivi des pièces)
- Utilisation des outils numériques de suivi de l'activité (via Trajectoire, Resid-ESMS, ANAP etc) et extraction de données statistiques
- Déclarations des accidents du travail des personnes accompagnées
- Suivi de la médecine du travail (prise de rdv ponctuels ou périodiques).
- Rédaction de courriers et de comptes rendus de réunions.
- Mise en forme d'écrits professionnels, du rapport d'activité, du projet d'établissement, du livret d'accueil.
- Gestion du stock des petites fournitures et commandes.

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et dotée d'un excellent sens de la confidentialité. Réactive et adaptable, vous savez gérer les priorités avec efficacité.

À l'écoute, courtois(e), patient(e) et faisant preuve de tact, vous assurez un accueil de qualité et un accompagnement respectueux auprès de vos interlocuteurs.

Dynamique et impliqué(e), vous appréciez le travail en équipe et savez être force de proposition dans l'amélioration des pratiques et de l'organisation.

Compétences requises :
- Maîtrise parfaite du Pack Office, avec une excellente maîtrise d'Excel indispensable
- Excellente maîtrise de la langue française, avec une syntaxe et une orthographe irréprochables
- Permis B exigé

• Statistiques
• Orthographe
• Travail en équipe
• Rédaction de rapports d'activité
• Excel
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Pack Office
• Gestion des stocks
• Français
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Paie
• Réactivité
• Rédaction de courriers