Assistant du Service Énergies Mobilités et Cadre de Vie H/F - Direction Départementale des Territoires de Seine-et-Marne (DDT 77)

Sous l'autorité directe du chef de service, vous assurez un appui aux activités de l'ensemble du service et l'assistance du chef de service et de son adjointe, en coordination avec l'autre assistante de service:
- Accueil téléphonique et physique,
- Gestion, suivi et traitement du courrier entrant et sortant et des parapheurs
- Gestion des boîtes mails fonctionnelles
- Coordination des productions du service et bonne diffusion de l'information
- Prise en charge des aspects logistiques de la direction
- Gestion de l'ensemble des moyens de fonctionnement du service, en lien avec le SGCD,
- Participation au réseau des secrétaires de service.

Vous proposez spécifiquement un appui à l'unité bâtiment durable et accessibilité pour l'organisation des sous-commissions départementales d?accessibilité (500 dossiers par an, réunions mensuelles)

En cas de besoins ponctuels l'agent devra être en capacité de s'adapter pour accomplir de nouvelles activités.

Relations internes et externes:
Services DDT: Direction, Secrétariat général, service environnement, service habitat et urbanisme, service économie agricole, service prospective, service urbanisme, ...
Services externes: Préfecture - Sous préfecture - Services de l'Etat dans le département, chambres consulaires, collectivités locales, associations,...

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire:
participation au comité de rédaction du DDT-Info et actualisation du site internet Etat
référent bureautique et outils collaboratifs en interne au service

Vous êtes organisé-e, réactif-ve, autonome et dynamique, vous savez vous adapter, vous appréciez le travail en équipe, vous avez le sens de l'engagement, de la réserve et de la discretion.
Vous connaissez les outils bureautiques, présentez des compétences en informatique, savez mettre en forme de manière pédagogique claire et synthétique un document.
Vous avez l'habitude de vous exprimer par écrit dans des courriels, courriers et comptes-rendus en respectant le guide d'harmonisation des écrits administratifs : vous faciliterez les échanges entre les services de l'État et avec les partenaires extérieurs.
Vous connaissez les règles d'usage de classement et d'archivage, vous savez travailler en réseau, anticiper et faire preuve d'initiative pour améliorer les processus fonctionnels et les outils.
Vous savez respecter un délai, identifier les problèmes, alerter et proposer des solutions.
Vous avez le sens des relations humaines et savez écouter, accueillir et communiquer.

• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique