Agent d'Accueil - Sdis de Seine et Marne H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Missions :
Accueille, oriente, renseigne les personnes à l'espace de réception ou au standard téléphonique. Assure la gestion et la transmission du courrier, des colis et des parapheurs à l'intérieur et à l'extérieur de la collectivité. Représente l'image de l'établissement public auprès des usagers.
Réalise l'ensemble des travaux d'impression demandés par chaque entité.

- Accueil standard courrier :
- Accueillir le public avec amabilité, les orienter vers les services compétents.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Assurer la réservation des salles de réunions, des équipements et remise des clefs.
- Contrôler l'accès au site et simplifier la circulation des personnes au sein de l'établissement.
- Enregistrer le courrier, et assurer la transmission des courriers, colis et parapheurs
- Assurer l'affranchissement et la préparation de l'ensemble des plis à envoyer

Remarques liées à la fonction : Horaires Standard

- Vaguemestre :
- Effectuer la tournée interne du courrier (chariot) et externe (La Poste, Préfecture, CD...).
- Maintenir le véhicule du courrier en parfait état de propreté.
- Prendre en charge l'affranchissement postale des colis - 30 kg
- Prendre en charge la gestion du courrier arrivée (enregistrer sur fichier Excel) et interne.

Remarques liées à la fonction : Permis B indispensable.

- Reprographie :
- Réaliser des travaux d'impression, de reliure, de massicotage, pliage et agrafage.
- Procéder au réglage des différentes machines d'impression et reproduction.
- Expédier, router, emballer et stocker des documents.
- Impression des plans parcellaires en liaison avec le service cartographie.
- Contrôler les livraisons et effectuer leur rangement.
- Nettoyer et entretenir le matériel dans le respect des règles sanitaires et environnementales.

Remarques liées à la fonction : RAS

- Maîtrise :
- Fonctionnement du standard téléphonique, la recherche annuaire et internet
- Localisation des services
- Contraintes postales
- Règles de sécurité de l'atelier reprographie
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organisme extérieurs zen relation avec notre collectivité
- Méthode de classement des dossiers informatiques
- Outils informatiques et logiciel Excel Word et Outlook
- Technique d'accueil, règle de communication
- Gestion des plannings sur le logiciel Outlook
- Utilisation des équipements techniques pour le courrier (machine à affranchir, ouvre-lettres)

- Connaissance :
- Utilisation des photocopieurs à l'atelier reprographie

- Notion :
- Langues étrangères
- Techniques de médiation et de gestion des conflits

Qualités requises :
- Polyvalent.
- Accueillant
- Courtois.
- Discrétion.
- Disponible.
- Ponctuel.

Exigences :
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail ;

- Accueil : tenue vestimentaire adaptée.

• Outlook
• Excel
• Classement des dossiers
• Word
• Médiation
• Traitement du courrier
• Gestion des conflits
• Permanence téléphonique
• Normes d'hygiène
• Règles de sécurité