Secrétaire Administrative du Maire - Brou sur Chantereine H/F - Communes

Assurer le soutien administratif, organisationnel et relationnel du maire, faciliter la gestion quotidienne de ses dossiers, la communication avec les différents interlocuteurs, et la gestion des instances municipales.

- Gestion administrative :
o Assurer le secrétariat du maire (prise de rendez-vous, gestion de l'agenda, accueil téléphonique et physique).
o Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents officiels.
o Gérer la correspondance officielle et les communications avec les élus, les services municipaux, les partenaires et les administrés.
o Organiser les réunions, conseils municipaux, événements officiels (préparation des convocations, rédaction des procès-verbaux).
- Gestion des instances municipales :
o Préparer et organiser les conseils municipaux, commissions et autres instances (convocations, ordre du jour, documents préparatoires),
o Assurer la rédaction et la diffusion des procès-verbaux et des comptes rendus des séances.
o Veiller au respect des procédures légales et réglementaires liées au fonctionnement des instances.
o Suivre la mise en oeuvre des décisions prises en séance, préparer les décisions et délibérations afférentes aux séances et assurer le lien avec les services concernés.
- Gestion des dossiers :
o Suivre les dossiers en cours, préparer les documents nécessaires à la prise de décision du maire et notamment durant les rendez-vous.
o Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers administratifs.
- Interface :
o Faire le lien entre le maire, les élus, les services municipaux et les citoyens.
o Répondre aux demandes d'informations ou les orienter vers les services compétents.
- Support logistique :
o Gérer les fournitures de bureau et les commandes liées au cabinet du maire.
o Participer à la gestion des déplacements et des déplacements officiels du maire.

- Statutaire ou contractuel
- Formation : Bac +2 minimum en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
- Expérience : Expérience préalable en secrétariat, idéalement dans le secteur public ou collectivités territoriales, avec une expérience de gestion des instances municipales.
- Qualités personnelles : Disponibilité, sens du service public, diplomatie, esprit d'équipe.
discrétion, savoir s'organiser, adaptabilité

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique