Secrétaire - Assistant du BTP H/F - 77

Le poste :

Nous recherchons un(e) secrétaire / assistant(e) administratif(-ve) (H/F) spécialisé(e) dans le domaine de la Construction (Bâtiment), en CDI à temps plein, pour intégrer les équipes de la Direction Administrative et Financière du Groupe, située à Bussy-Saint-Martin (77600).

Les missions :

En lien avec la Secrétaire technique du Groupe, vous interviendrez principalement sur les missions suivantes :

1) Accueil et standard

Assurer l'accueil physique et l'orientation des visiteurs externes,
Prendre en charge le standard téléphonique : réception, filtrage et transmission des appels, prise de messages,
Assurer le traitement des e-mails du service : tri, redirection et réponses,
Gérer le courrier entrant et sortant,
Le cas échéant, réceptionner les colis et en assurer la distribution interne.

2) Gestion administrative (BTP)

Réaliser les démarches administratives liées au démarrage des chantiers (DICT, avis d'ouverture de chantier.),
Préparer les dossiers administratifs : mise en place des supports (modèles de courriers, étiquettes d'envoi, contrats .),
Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers liés aux chantiers : réponses clients, transmission d'ordres de service signés, mises en demeure, publipostages pour les sous-traitants, levée de réserves .,
Assurer le classement et l'archivage des documents, en format papier et numérique,
Coordonner les échanges avec les équipes chantier,
Participer, en lien avec la Direction, au renouvellement annuel des qualifications de l'entreprise.

3) Gestion de la sous-traitance (BTP)

Réceptionner les résultats de consultation, suivre les validations internes et les transmettre aux services concernés,
Élaborer et suivre les documents administratifs (DC4, PPSPS, DOE .)
Assurer le suivi administratif des dossiers de sous-traitants (mise à jour des dossiers, tableaux de suivi, relances),
Vérifier la conformité des dossiers de marchés et assurer leur validation avant transmission au maître d'oeuvre / maître d'ouvrage,
Effectuer les demandes de certificats BPI pour les paiements directs des sous-traitants,
Rédiger les courriers de main levée de cautions des sous-traitants.

4) Achats et gestion

Assurer le traitement des commandes fournisseurs, le contrôle de la conformité et le rapprochement avec les factures,
Suivre les factures en lien avec la comptabilité externe et les échéanciers avec la Direction Administrative et Financière,
Suivre et compléter les tableaux de bord de gestion.
Le profil recherché :

Formation de niveau Bac +2/3 dans le domaine de la gestion administrative, la comptabilité, type BTS GPME ou CG, BUT GEA,
Une expérience exigée de 3 ans minimum dans le domaine du secrétariat technique BTP ou de l'assistanat administratif en entreprise générale du bâtiment,
Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) et aisance sur les logiciels,
Esprit d'équipe, bon relationnel et organisation rigoureuse du temps de travail.

Salaire selon profil et expérience.

Notre Groupe est engagé en faveur de l'égalité professionnelle, de la diversité et du principe de non-discrimination à l'embauche. Toutes les candidatures seront étudiées avec attention, sans distinction d'origine, de genre, de situation de handicap ou de toute autre caractéristique discriminante.